Q1）「犯罪事実確認記録等の取扱記録」のひな型が公開されていますが、これは「こまもろうシステム」上にあるものですか？システムとは別に事業者がパソコン上で管理すべきものですか？

A1）前提として、「犯罪事実確認記録」とはシステム上で管理される犯罪事実確認書に記載された内容に係る記録を別途作成した際に当該記録のことをいうものです。ご指摘の「犯罪事実確認記録等の取扱記録」はシステム上に存在する帳票ではなく、システム外で管理いただくことを想定しているものです。

Q2）ガイドラインP254「最低限求められる措置」に「(ニ) 法や情報管理規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備する。」とありますが、 責任者のみが犯罪事実記録等を取り扱っている場合、報告連絡体制はそもそも整備できませんが、この場合どうすればよいのか？
責任者の不正は誰が監視するのですか？

A2）責任者が１人で犯罪事実確認書を取扱う場合の組織体制の整備については、ひな型①をご参照ください。なお、責任者が１人の場合であっても、情報管理が適正に行われているかどうかは性防法上の監督事項となっており、定期報告等を介してその適正性は判断されることになります。

 

Q3）ガイドラインP254「最低限求められる措置」に（整備すべき取扱記録の例）が掲載されています。「犯罪事実確認書の閲覧の状況（法関連システムで自動記録）・ 犯罪事実確認書の情報を転記した犯罪事実確認記録の作成の状況・ 犯罪事実確認記録を情報システムで取り扱う場合、その利用状況（状況に応じ、ログイン実績・アクセスログ等）・ 犯罪事実確認記録が記録された媒体等の持ち運び等の状況・ 犯罪事実確認記録等の伝達の状況（法により認められた事業者間の情報伝達の場合に限る）・ 犯罪事実確認記録等の廃棄・消去の状況（犯罪事実確認書については、法関連システムで消去）」
以上、これらはすべて「こまもろうシステム」内で対応可能ですか？別途こちらで「ひな形」をエクセルで管理しないとダメなのですか？

A3）「法関連システムで自動記録」と記載されているものについては、システム上で管理することが可能です。①のとおり、システム外で犯罪事実確認記録を作成・管理する場合は、システムにおいて当該記録の記録媒体の持ち運びや伝達・廃棄状況を自動で管理することはできませんので、ご指摘のひな型等を利用して管理していただくことが必要になります。

Q4）システム上で交付された確認書は、5年が経過した際に自動的に消去される仕組みとなる予定ですが、5年経過したどの時点で廃棄されるのですか？年度末の3月31日ですか？

A4）システムについては開発中ですので、詳細な仕様についてはおってお示しします。少なくとも法律上は5年経過後は速やかに破棄することとされておりますので、それを踏まえて適切な機能を開発中です。